KVKK Politika Metni

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

1. GİRİŞ

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası

MADDE 20 - Herkes, özel hayatına ve aile hayatına saygı gösterilmesini isteme hakkına sahiptir. Özel hayatın ve aile hayatının gizliliğine dokunulamaz. (Ek fıkra: 12/9/2010-5982/2 md.) Herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin esas ve usuller kanunla düzenlenir.

Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı 11. Kalkınma Planı

Madde 479. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin düzenlemeler teknolojinin getirdiği yenilikler ve uluslararası platformlarda benimsenen yeni yaklaşımlar doğrultusunda güncellenecek, bu alanda teknolojik gelişme teşvik edilecektir.

479.1. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu AB’nin Genel Veri Koruma Tüzüğü dikkate alınarak güncellenecektir. Maddeleri yer almaktadır.

Avrupa Birliği kriterlerine uyum çerçevesinde hazırlanmış olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) 07.04.2016 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. KVKK, büyük ölçüde Avrupa Birliği’nin 95/46/EC sayılı direktifi ile aynı yönde düzenlemeler ihtiva etmekte olup, KVKK’nın yürürlüğe girmesi ile birlikte bireylerin kişisel verilerinin kapsamlı bir düzenleme içerisinde korunması yasal düzenleme altına alınmıştır.

Yukarıda açıklanan Anayasa hükümleri, Kalkınma Planı ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile kişinin kişisel verilerinin korunması ve Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklarını da kullanması ile ilgili düzenleme yapılmış olup içerik olarak kişisel verilerin tanımlanması ve sınıflandırılması, kişisel verilerin işlenmesi, aydınlatma yükümlülüğü, açık rıza ve istisnalar, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerinin belirlenmesi, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun kurulması, şikâyet başvuru usulleri ve yaptırımlar gibi hususları düzenlemektedir.

Şirketimizce benimsenen hizmet kalitesi, bireylerin haklarına saygı, şeffaflık ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde, KVKK ile öngörülen yeni düzenlemeler doğrultusunda şirketimiz iç işleyişinin KVKK, ikincil düzenlemeler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun kararları ve düzenlemeleri, kesinleşmiş mahkeme kararları ve sair ilgili mevzuat kapsamında düzenlenmesi Şirketimizin öncelikli konuları arasında yer almaktadır. Bu nedenle KVKK’nın getirdiği haklardan kişisel veri sahiplerini faydalandırmak ve Kanun’a uyum sürecini sağlamak için bu Politika hazırlanmış ve yürürlüğe koyulmuştur.

2. AMAÇ VE KAPSAM

Politika ile şirket tarafından KVKK’ya uyum için yukarıda açıklanan temel ilkeler çerçevesinde getirilecek düzenlemelerin şirket bünyesinde, şirketimiz çalışanları ve iş ortakları tarafından etkin bir şekilde uygulanması amaçlanmaktadır. Politika ile öngörülen temel düzenlemeler doğrultusunda şirket işleyişi içerisinde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından her türlü idari ve teknik tedbir alınacak, gerekli iç prosedürler oluşturulacak, farkındalığın yükseltilmesi için gerekli tüm eğitimler yapılacak, çalışanlar ve iş ortaklarının KVKK süreçlerine uyumları için gerekli tüm tedbirler alınarak teknolojik altyapı, idari ve hukuki sistem kurulacaktır.

Politika, tüm bu süreçlerde gözetilecek temel ilkeleri ve KVKK ile getirilen düzenlemeler kapsamında şirket iç işleyişin yönlendirilmesi için şirketimizin yükümlü olduğu hususları düzenlemektedir. KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesinde oluşturulacak iç prosedürler ile şirketimizin kişisel verilerin korunması hususunda gerçekleştireceği uyum faaliyetleri düzenlenecektir. Şirketimizin tüm çalışanları görevlerini yerine getirirken işbu Politika ile getirilen düzenlemeler ile KVKK ve ilgili tüm diğer mevzuat hükümlerine uygun hareket etmekle yükümlüdür.

Politika’ya ve ilgili mevzuat hükümlerine uyulmaması halinde, mevzuat hükümleri ile öngörülen cezai ve hukuki sorumluluğun yanında, Şirket içerisinde, olayın mahiyetine göre, iş hayatını düzenleyen mevzuat çerçevesinde iş akdinin haklı nedenle feshine kadar gidebilecek olan yaptırımlar uygulanacaktır.

3.TANIMLAR

Şirket: Üsküdar Kent Hizmetleri Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketi, kısaca Kentur’u ifade eder.

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. İlgili kişinin bilgilendirildiğini ve aydınlatıldığının kayıtlarının saklanması ve korunması şirket iç prosedürlerine göre yapılacaktır.

Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder.

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder. Şirketimizin gerçek veya tüzel kişi müşterilerinin, tüzel kişi iş ortaklarının, hissedarlarının, yöneticilerinin veya çalışanlarının, Şirket danışmanlarının, müşavirlerinin, çözüm ortaklarının, misafirlerinin ve şirketimiz paydaşlarının kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri niteliğindeki verilerinin işlenmesi ve korunması KVKK ve işbu Politika kapsamında şirketimizce ele alınacaktır.

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Kişiyi belirlenebilir kılan tüm bilgiler kişisel veri olarak düzenlenmiş olup T.C. kimlik numarası, ad-soyad, e-posta adresi, telefon numarası, adresi, doğum tarihi, banka hesap numarası gibi bilgiler kişisel verilere örnek olarak verilebilir. Şirketimiz içinde bu veriler sınıflandırmaya tabi tutulmuş, her kategori verinin ne şekilde, kimler tarafından, hangi amaçla, ne kadar süre ile işlenebileceği gibi hususlar Kişisel Veri İşleme Envanteri ile düzenlenmiştir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Kişisel verilere erişim yetkisi olan ve bu verileri KVKK anlamında işleyen personelin kimler olduğu, bu personelin verilere hangi ölçüde, hangi amaçla, ne kadar süre ile erişebileceği ve veriler üzerinde gerçekleştirebilecekleri işlemler şirket içi prosedürler ile depertman bazında belirlenmiştir.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. KVKK kapsamında Şirketimiz veri sorumlusu sıfatına haiz olacak olup VERBİS sistemine kayıt olmuştur. Kayıt esnasında, Veri Sorumlusu sıfatı ile yürütülecek işlemleri gerçekleştirmek üzere Şirketimiz içerisinde “Denetleme Komisyonu” alınan Yönetim Kurulu kararı ile kurulmuş olup, KVKK ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan bu Komisyon sorumlu olacaktır.

Veri Sorumlusu Görevlisi: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Şirket İrtibat Kişisi bilgilerini kaydetmek ve gerektiğinde değiştirmekten sorumlu kişidir.

İrtibat Kişisi: Veri Sorumlusu Görevlisi tarafından Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) kaydedilen kişi. İrtibat Kişisi Kurul ile yazışmalar, Şirket Veri Envanterinin VERBİS’e kaydedilmesi ve veri sahibi talep yönetiminden sorumlu kişidir.

4. POLİTİKA’NIN YÜRÜTÜLMESİ VE SORUMLULUKLAR

Şirket, Veri Sorumlusu sıfatı ile işbu Politika’nın tüm iç işleyişlerinin ve süreçlerinin düzenlenmesi ve uygulanmasından sorumludur. İşbu Politika doğrultusunda hazırlanacak yönetmelik, prosedür ve eğitim faaliyetlerinin Şirket bünyesinde uygulanmasından Denetleme Komisyonu yetkili ve sorumlu olacaktır. Şirketimiz genelinde tüm çalışanlar, çözüm ortakları, tedarikçiler, misafirler ve ilgili tüm üçüncü şahıslar Politika’ya uyum ile birlikte ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda doğacak hukuki sorumlulukların, risklerin ve tehlikelerin önlenmesinde Denetleme Komisyonu ile iş birliği yapmakla yükümlüdür. Şirket’in tüm bölümleriyle ilgili tüm personeli Politika’ya uygun hareket etmekle ve Politika’nın hükümlerine uyulmasını sağlamak ile yükümlüdür.

İşbu Politika, şirket içinde kişisel verilere erişebilen tüm personele duyurulacak ve ayrıca ortak bilgi işlem sistemlerine de yüklenerek her zaman erişilebilir olacaktır. Ayrıca işbu Politika Şirket internet sitesinde (www.kentur.com.tr) yayınlanmıştır. Politika’da meydana gelecek değişiklikler bilgi işlem sistemine ve internet sitesine güncel olarak eklenecek ve bu sayede veri sahiplerinin Politika ile öngörülen esaslara ulaşarak bilgilenmesi sağlanacaktır.

Politika ile yürürlükte olan mevzuat hükümleri arasında çelişki meydana gelmesi halinde Şirket, Veri Sorumlusu sıfatı doğrultusunda mevzuat hükümlerinin uygulanacağını kabul etmektedir. Denetleme Komisyonu, bu nitelikte bir çelişki meydana gelmesi halinde Politika’nın mevzuat hükümlerine uygun biçimde güncellenmesine ilişkin süreçleri yönetmek ile yükümlüdür.

5. KİŞİSEL VERİ İŞLEME İLKELERİ

5.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler

Şirket, KVKK’nın 4. maddesi doğrultusunda işbu Politika kapsamında kalan kişisel verileri aşağıdaki ilkelere uygun işleyeceğini kabul etmektedir.

5.1.1.Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk

Şirket, Veri Sorumlusu sıfatı ile ve basiretli bir tacir olarak Anayasa ve KVKK başta olmak üzere yürürlükte olan ve yürürlüğe girecek olan kanunlarla ve diğer hukuki düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun olarak kişisel veri işleme faaliyetlerini yürüteceğini kabul etmektedir.

5.1.2.Doğruluk ve gerektiğinde güncellik

Şirket, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde, işleme yönteminin elverdiği ölçüde kişisel verilerin doğruluk ve güncelliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirleri almaktadır. İlgili kişinin Veri Sorumlusu sıfatı ile şirket’e bildireceği talepler ve şirket’in bizzat gerekli göreceği durumlar doğrultusunda, hatalı veya güncel olmayan kişisel verilerin düzeltilmesi ve doğruluğunun denetlenmesi için şirket tarafından kurulan idari ve teknik mekanizmalar işletilecektir.

5.1.3.Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme

Şirket tarafından kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümlerinin gereklilikleri ile sunulan veya sunulacak olan hizmetlerle sınırlı olarak hukuka uygun biçimde işlenmekte olup kişisel verilerin işlenme amacı verilerin işlenmeye başlanmasından önce açık ve kesin olarak belirlenmektedir.

5.1.4.Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme

Şirket tarafından kişisel veriler işlenme amaçları ile bağlantılı ve sınırlı olarak ve bu amacın gerçekleşmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Bu kapsamda verilerin işlenme amacı ile ilgili olmayan ve ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılması temel esastır.

5.1.5.Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süreye kadar işleme

Kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümleri ile öngörülen süreler doğrultusunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuat hükümleri ile öngörülen sürenin sonunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği sürenin sonunda kişisel veriler şirket tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Verilerin gerekli sürenin sonunda muhafaza edilmesinin önlenmesi için gerekli idari ve teknik tedbirler alınacaktır.

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

KVKK’nın 5. maddesi kişisel verilerin işlenme şartlarını düzenlemektedir. Şirket tarafından kişisel verilerin işlenme süreçleri KVKK ile belirtilen aşağıdaki şartlara uygun olarak yürütülmektedir.

6.1.İlgili Kişinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenmesinde ana kural ilgili kişinin verilerinin işlenmesi hususunda açık rızasının bulunmasıdır. Şirket, ilgili kişinin KVKK ile öngörüldüğü biçimde tereddüde mahal bırakmayacak açıklıkta ve işleneceği amaca dair aydınlatılması üzerine vereceği açık rızası doğrultusunda, rızanın kapsadığı işlemler için veri işleme faaliyetlerini yürütecektir.

6.2.Kanuni Gereklilikler Nedeniyle Verilerin İşlenmesi

KVKK gereği ilgili kişilerin açık rızası olmasa dahi kişisel verilerin mevzuat hükümleri gereği işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda veri işleme faaliyetleri gerekli diğer kriterlerin sağlanması şartı ile hukuka uygun kabul edilecektir. Bu bağlamda ;

  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
  • 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
  • 4857 sayılı İş Kanunu
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
  • 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu

ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinin kişisel verilerin işlenmesini öngördüğü hususlarda, mevzuat hükümleri ile öngörülen sınırlar çerçevesinde kişisel veriler şirket tarafından işlenecektir.

6.3.Fiili İmkansızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınamayan İlgili Kişinin Verilerinin İşlenmesinin Kendisinin veya Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması İçin İşlenmesinin Zorunlu Olması

KVKK gereği ilgili kişinin fiili olarak rızasını açıklamasının mümkün bulunmadığı veya rızasına hukuken geçerlilik tanınamayacağı durumlarda ilgili kişinin kendisinin veya başkasının hayatının veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerinin işlenmesinin zorunlu olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Şirket, anılan bu düzenleme doğrultusunda öngörülen hallerde kişisel verileri işleyecektir.

6.4.Bir Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile Doğrudan İlgili Olmak Kaydı ile Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Zorunlu Olması

Sözleşmenin kurulması ve ifası ile doğrudan ilgili olmak kaydı ile sözleşmenin taraflarına ait kişisel veriler şirket tarafından işlenecektir.

6.5.Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması

KVKK gereği Veri Sorumlusu sıfatına haiz şirket’in mevzuat hükümlerinden doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için, söz konusu yükümlülüğün sınırları ile bağlı olacak şekilde, şirket tarafından kişisel veriler işlenecektir.

6.6.İlgili Kişi Tarafından Alenileştirilen Kişisel Verilerin İşlenmesi

İlgili kişinin kişisel verilerini alenileştirmesi halinde, Şirket tarafından söz konusu kişisel veriler, alenileştirilme amaçları ile orantılı olarak işlenecektir.

6.7.Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olan Verilerin İşlenmesi

Kişisel veriler, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olduğu ölçüde şirket tarafından işlenecektir.

6.8.Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri İçin Kişisel Verilerin İşlenmesi

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile Veri Sorumlusu sıfatına haiz şirket’in meşru menfaatleri doğrultusunda kişisel veriler işlenebilecektir. Ancak şirket’in meşru menfaatleri ifadesi hiçbir surette KVKK ile belirlenen ilkelere, kişisel verinin işlenme amacına aykırı olamaz ve Anayasa ile güvence altına alınmış olan hakkın özüne müdahale niteliğinde olamaz.

7. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ ŞARTLARI

KVKK’nın 6. maddesi özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartlarını düzenlemektedir. Söz konusu madde doğrultusunda özel nitelikli kişisel veriler, kişilerin etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veri statüsündedir. Şirket içindeki tüm iş süreçleri ve dokümanlar incelenerek bu statüdeki veriler belirlenmiş ve sınıflandırılmıştır. Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin işlenme süreçleri KVKK ile belirtilen aşağıdaki şartlara uygun olarak yürütülmektedir.

7.1.İlgili Kişinin Açık Rızasının Bulunması Halinde Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

KVKK gereği kural olarak özel nitelikli kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Bu bağlamda öncelikli ilke olarak şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için ilgili kişilerin açık rızası temin edilmesi sağlanacaktır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ilgili kişinin rızasının kapsamı doğrultusunda veri işleme faaliyetleri yürütülecektir. Özel nitelikli kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenebilmesine dair KVKK ile öngörülen hükümler saklıdır.

7.2.İlgili Kişinin Açık Rızası Bulunmamasına Rağmen Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Mevzuat Hükümleri ile Öngörülmesi Sebebiyle İşlenmesi

Mevzuat hükümleri ile özel nitelikli kişisel verilerin işlenebileceğinin öngörüldüğü durumlarda ilgili kişinin sağlık ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, KVKK hükmü doğrultusunda işlenebilecektir. Bu durumda şirket tarafından gerçekleştirilecek veri işleme faaliyetleri, dayanak mevzuat hükmünün gereklilikleri ile sınırlı olacaktır. Sözleşmelerden kaynaklanan dava, icra takibi gibi hukuki süreçlerde, ilgili hukuki sürecin esası ile ilgili ve sınırlı olmak kaydıyla özel nitelikli kişisel verilerin hukuki süreçlere sunulması, bu süreçlerde mahkemelerce re’sen veya taraflarca veya üçüncü şahıslar tarafından toplanan özel nitelikli kişisel verilerin hukuki süreçlerde yer alması ve hukuki süreçler için gereken süre boyunca kişisel verilerin saklanması kişisel verilerin işlenmesinin mevzuat sebebiyle işlenmesi olarak değerlendirilmektedir.

7.3.Sağlık ve Cinsel Hayat ile İlgili Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Koruyucu Hekimlik, Tıbbî Teşhis, Tedavi ve Bakım Hizmetlerinin Yürütülmesi, Sağlık Hizmetleri ile Finansmanının Planlanması ve Yönetimi Amacıyla, Sır Saklama Yükümlülüğü Altında Olmak Kaydı ile İşlenmesi

KVKK gereği kişilerin sağlık ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verilerinin işlenmesi, açık rızalarının bulunması koşuluna bağlanmış, açık rızanın bulunmadığı hallerde ise ancak koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kimselerce söz konusu kişisel verilerin işlenebileceği düzenlenmiştir. Şirket tarafından, mevzuat hükümleri doğrultusunda sır saklama yükümlülüğü altında bulunulan durumlarda, bu mevzuat hükümlerinin gerektiği ölçüde ilgili kişilerin sağlık ve cinsel hayatlarına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri işlenebilecektir.

7.4.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Alınacak Önlemler

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için KVKK gereği Veri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek önlemlerin alınması zorunludur. Şirket, Kurul tarafından belirlenecek söz konusu önlemler doğrultusunda özel nitelikli kişisel verileri işleyecektir.

8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

KVKK 8. maddesi ile kişisel verilerin yurt içinde üçüncü şahıslara aktarılması düzenlenmiştir. Genel kural olarak kişisel verilerin, ilgili kişinin açık rızası olmadan üçüncü şahıslara aktarılmaması gerekir. Kişisel verilerin aktarılmasına dair süreçlerde aşağıdaki kriterlere uygunluk sağlanacaktır. Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin olarak tüm mevzuat hükümlerine uygun hareket edilmesi ve aktarım süreçlerinin yürürlükte olan veya yürürlüğe girecek olan mevzuat hükümlerine göre uyarlanması şirketin sorumluluğunda olup Denetleme Komisyonu tarafından bu süreçler takip ve koordine edilecektir.

8.1.Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarılması

8.1.1. İlgili kişinin kişisel verilerin aktarılması için açık rızasının bulunması

KVKK’nın 8. maddesi gereği kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması için ana kural ilgili kişinin açık rızasının bulunması olarak belirlenmiştir. Şirket tarafından ilgili kişinin hangi kişisel verilerinin yurt içinde üçüncü şahıslara aktarılmasına rıza verdiği özenle tespit edilerek ve veri envanterine, aktarıldığı kişi grupları işlenerek kişisel veriler aktarılacaktır.

8.1.2.İlgili kişinin açık rızası bulunmasa dahi kişisel verilerin işlenmesine ilişkin şartların sağlanması koşulu ile kişisel verilerin aktarılması

İlgili kişinin kişisel verilerinin yurt içinde aktarılmasına dair açık rızasının bulunmadığı hallerde, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin veri işleme şartlarına dair işbu Politika’nın 6.2., 6.3., 6.4., 6.5., 6.6., 6.7. ve 6.8. maddeleri ile açıklanan ve KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrası ile düzenlenen koşullarda kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması mümkündür.

8.1.3.İlgili kişinin açık rızası bulunmasa dahi özel nitelikli kişisel verilerin aktarılması yönünden ilgili şartların sağlanması ve mevzuat hükümlerinin gerektirmesi koşulu ile kişisel verilerin aktarılması

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması açık rıza bulunmasa dahi, verilerin işlenmesinin mevzuat hükümlerinde öngörülmesi sebebiyle mümkündür. Bu durumda şirket, işbu Politika’nın 7. maddesinde düzenlenen koşulların gerçekleştiğini tespit etmek sureti ile özel nitelikli kişisel verileri üçüncü şahıslara aktarabilecektir. Özel nitelikli kişisel verilerin aktarılacağı üçüncü şahısların da söz konusu önlemleri almış olması zorunludur.

8.2.Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

8.2.1. İlgili kişinin kişisel verilerinin yurt dışına aktarılmasına ilişkin açık rızasının bulunması

KVKK’nın 9. maddesi gereği kişisel veriler ana kural olarak ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Bu nedenle şirket tarafından kişisel verilerin yurt dışına aktarılması için ilgili kişinin açık rızasının alınması temel esas olarak uygulanacaktır. Şirket tarafından ilgili kişinin hangi kişisel verilerinin yurt dışında üçüncü şahıslara aktarılmasına rıza verdiği özenle tespit edilerek ve Veri Koruma Kurulu’nun yayınlayacağı güvenli ülke listesi dikkate alınarak kişisel verilerin aktarılması söz konusu olacaktır.

8.2.2. İlgili kişinin açık rızası bulunmasa dahi kişisel verilerin işlenmesine ilişkin şartların sağlanması koşulu ile kişisel verilerin aktarılması

İlgili kişinin kişisel verilerinin yurt dışına aktarılmasına dair açık rızasının bulunmadığı hallerde, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin veri işleme şartlarına dair işbu Politika’nın 6.2., 6.3., 6.4., 6.5., 6.6., 6.7. ve 6.8. maddeleri ile açıklanan ve KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrası ile düzenlenen koşullarda kişisel verilerin yurt dışında üçüncü şahıslara aktarılması Veri Koruma Kurulu’nun yayımlayacağı güvenli ülke listesi dikkate alınarak mümkündür. KVKK’nın 9. maddesi uyarınca yurt dışına kişisel verilerin aktarılması için ayrıca, verilerin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması gerekmektedir. Kurul tarafından ilan edilecek güvenli ülke listesi, Denetleme Komisyonu tarafından takip edilecek ve şirket iç süreçlerine dahil edilecektir. Kurul tarafından güvenli ülke listesi yayınlanıncaya kadar, kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasının gerekmesi halinde, Veri Sorumlusu sıfatı taşıyacak şirket ve verinin aktarılacağı ülkede verinin aktarılacağı üçüncü kişinin yeterli korumayı taahhüt etmesi kaydı ve Kurul tarafından izin verilmesi ile şirket tarafından kişisel veriler yurt dışına aktarılacaktır. Kurul tarafından güvenli ülke listesinin ilanından sonra, verilerin aktarılacağı ülkede yeterli koruma bulunmuyor ise, Veri Sorumlusu sıfatı taşıyacak Şirket ve verinin aktarılacağı ülkede verinin aktarılacağı üçüncü kişinin yeterli korumayı taahhüt etmesi ve Kurulun izninin bulunması kaydı ile kişisel veriler yurt dışına aktarılacaktır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel veriler, KVKK ve diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika’ya uygun olarak işlenmiş olsa dahi, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya ilgili kişinin talebi ile bizzat şirket tarafından silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir. Şirket, verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yürürlükte olan veya yürürlüğe girecek olan tüm mevzuat hükümlerini yerine getirmeye elverişli idari ve teknik yapıyı kuracaktır.

10. VERİ SORUMLUSU SIFATI İLE ŞİRKETİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

10.1. Aydınlatma Yükümlülüğü

Şirket, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında, kişisel veri sahibini, KVKK’nın 10. maddesi doğrultusunda aşağıdaki hususlarda aydınlatmalıdır:

  1. Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

  2. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
  3. Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
  4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
  5. Kişisel veri sahibinin KVKK 11. maddesinde açıklnan hakları.

Şirket’in söz konusu yükümlülüğünün hukuka uygun biçimde yerine getirilebilmesi için iş süreçleri ve veri toplama kanalları gözden geçirilmiş, tespit edilen hususlar bir sınıflandırmaya tabi tutulup envantere aktarılmış, veri sahiplerinin kişisel verileri ile ilgili başvuru haklarını kullanabilmeleri için de gerekli düzenlemeler yapılmış, iletişim kanalları oluşturulmuştur.

10.2. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

10.2.1. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önleme yükümlülüğü

Kişisel verilerin KVKK ve diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika ile düzenlenen ilke ve şartlarda işlenmesinin yanında şirket, kişisel verilerin söz konusu yükümlülüklere aykırı biçimde işlenmesini engellemek üzere her türlü teknik ve idari tedbiri almakla da yükümlüdür. Bu bağlamda Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini engellemek üzere sistemler kurmuş, bu sistemlerin gözetimini ve denetimini yapmak üzere ilgili personeli belirlemiş ve prosedürlerini oluşturmuştur. Şirket, gerek teknik sebeplerle gerekse hukuki sebeplerle meydana gelebilecek güncellemelerin takibini yaparak sistemin güncellemelerini de yapacaktır. Şirketimiz, KVKK’na uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayacaktır.

10.2.2. Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınacak teknik tedbirler

Şirket departmanları tarafından gerçekleştirilen kişisel verileri işleme faaliyetleri analiz edilerek bu kapsamda “Kişisel Veri Envanteri” çıkarılmıştır. Kişisel verilerin toplanmasından silinmesine kadar olan tüm süreçler takibi ve denetimi için gerekli idari yapı ile donanım ve yazılım altyapısı oluşturulmuştur. Bu yapıların takibi, güncellenmesi, denetimi ve raporlanmasından Denetleme Komisyonu sorumludur.

10.2.3. Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınacak idari tedbirler

Şirket, tüm personelinin KVKK ve kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi konusunda bilgilendirilmesi amacı ile işbu Politika ve sonrasında gerekli olacak dokümanları düzenleyerek her bir çalışanına ulaştıracak ve gerekli eğitim faaliyetlerini düzenleyip eğitime katılım belgelerini özlük dosyalarında saklayacaktır.

Şirket, personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVKK ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün şirket ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup personelin bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.

Şirket, oluşturulacak kişisel veri envanteri ve oluşturulan veri matrisleri kapsamında kişisel verilere erişimi, işlenme amacı doğrultusunda ve ilgili personeller ile sınırlandırmaktadır. Şirket personelinin tümünün şirket’in Veri Sorumlusu sıfatı ile işlemekte olduğu kişisel verilerin tümüne erişmesi mümkün olmayıp, bölümlere göre düzenlenmiş olan erişim yetkileri çerçevesinde işlem yapılacaktır.

Şirket’in tüm faaliyetleri analiz edilerek bölüm özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri belirlenmiştir. Şirket, bölümlerin işleyişlerinin KVKK ve işbu Politika’ya dayalı yükümlülükleri yerine getirecek biçimde yürütülüp yürütülmediğini denetlemek ve bu uygulamaların sürekliliğini sağlamak üzere politika, prosedür ve diğer iç düzenlemeleri yapmış olup, güncellemeler tüm iletişim kanalları kullanılarak çalışana tebliğ edilecektir, güncellemenin yayınlanması ile birlikte yeni prosedür ve politikalar yürürlüğe girer, bağlayıcı olması için çalışana tebliğ edilmiş olma şartı aranmaz. Bölümlerin KVKK’ya uygun çalışması için yapılacak denetimler ve düzenlenecek dokümanların koordinasyonu, bölüm yöneticileri ile Denetleme Komisyonu birlikte yürütülecektir.

10.2.4. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önleme yükümlülüğü

10.2.4.1. Kişisel verilere hukuka uygun olarak erişilmesi ve muhafazası için alınacak teknik tedbirler

  1. Şirket, teknik gelişmelere uygun olarak önlemler alacak, alınan önlemleri tekniğin gelişme hızına bağlı olarak periyodik olarak güncelleyecek, yenileyecek ve sızma testleri ve sair metotlarla sistemin güvenilirliğini test ettirecektir. Şirket, Veri Koruma Kurulu’nun bu tür sızma testleri ve sair güvenlik önlemleri ile ilgili düzenlemeler yapması veya teknik standartlara atıf yapması durumunda bu yeni gerekliliklere uyum için gerekli tüm çalışmaları yapacaktır.

  2. Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine ve Denetleme Komisyonu’ne raporlanacaktır. Risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknik çözümler üretilecektir.

  3. Şirket, yürüttüğü faaliyet esnasında kullanılan ve kişisel verilere erişim yetkisi bulunan tüm sistemlere virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili güvenlik yazılımlarını ve sistemlerini kuracaktır.Kişisel verilere hukuka uygun olarak erişilmesi için bölüm-rol bazında çıkarılacak kriterler doğrultusunda erişim yetkileri tanımlanmalı, kişisel verilere erişilecek sistemlere ilişkin kullanıcı hesaplarının erişim ve yetkileri kısıtlanmalı ve sistemlere erişebilecek cihazlar sınırlandırılmalıdır. Teknik tedbirler yönünden herbölüme ilişkin ayrı ayrı prosedürler düzenleme ve denetimler gerçekleştirme süreçleri Denetleme Komisyonu ve bölüm yöneticileri tarafından yürütülecektir.

  4. Şirket, kişisel verilerin muhafaza edildiği sistemlere dışarıdan sızılmasının engellenmesi için ve olası risklerin izlenmesi için gerekli yazılım ve donanımların kurulmasını sağlayacak, sızma testlerini yaptıracak, veri kaybının önlenmesi adına yapılacak yedeklemeler yönünden de aynı güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlayacak, felaket planlaması kapsamında çalışılan üçüncü gerçek ve/veya tüzel kişiler ile işbu Politika ile getirilen güvenlik önlemlerini ve verilerin KVKK’ya uyumlu bir şekilde saklaması için gerekli sözleşmeleri yapacaktır.

10.2.4.2.Kişisel verilere hukuka uygun olarak erişilmesi ve muhafazası için alınacak idari tedbirler

  1. Tüm Şirket personelinin kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek üzere alınacak teknik tedbirlere ilişkin olarak eğitilmesi sağlanacaktır.

  2. Şirket, oluşturulacak kişisel veri envanteri doğrultusunda kişisel verilere erişimi, işlenme amacı doğrultusunda ilgili çalışanlar ile sınırlandıracaktır. Şirket personelinin tümünün Şirket’in Veri Sorumlusu sıfatı ile işlemekte olduğu kişisel verilerin tümüne erişmesi engellenmeli, veri işleme amacı göz önünde bulundurularak erişim yetkileri düzenlenmelidir.

  3. Şirket, personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVKK ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Şirket ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklenecektir.

  4. Şirket, kişisel verilere erişim yetkilerine dair prosedür ve gerekli tüm dokümanları hazırlayarak çalışanlarına ulaştıracaktır.

10.2.5.Kişisel verilerin korunması konusunda alınan tedbirlerin denetimi

Şirket, alacağı teknik ve idari tedbirler bakımından tedbirlerin işleyişi ile ilgili olarak gerekli denetimleri yapmaya ve yaptırmaya yönelik sistemleri kurgulamalıdır. Şirket tarafından; bölümlerin, iş ortaklarının ve tedarikçilerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalıklarının artırılması ve denetimi konusunda gerekli süreçler tasarlanmalıdır. Şirket, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVKK hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVKK’nın 12. maddesi uyarınca sorumludur. Bu nedenle şirket, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almalıdır. Yine şirket tüm çalışanlarını kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirmelidir.

11. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişi, Veri Sorumlusu sıfatı ile şirket’e karşı aşağıdaki haklara sahiptir:

  1. Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenmek ve kişisel verileri işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talep etmek,

  2. İşleme amacını ve amaca uygun kullanıp kullanılmadığını öğrenmek,

  3. Kişisel verilerin aktarıldığı kişileri bilmek,

  4. Eksik veya yanlış işleme halinde düzeltme istemek ve şartları gerçekleşmişse kişisel verilerin silinmesiniistemek ve bu taleplerinin üçüncü kişilere iletilmesini istemek,

  5. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,

  6. Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması halinde zararını talep etmek.

Kişisel veri sahiplerinin yukarıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak veya Kurul tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle şirket’e iletmesi durumunda, KVKK’nın 13. maddesi uyarınca şirket talebin niteliğine göre ilgili talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmalıdır. Talebin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kurulca belirlenecek tarifedeki ücret alınabilecektir. Başvurunun şirket’in hatasından kaynaklandığının anlaşılması halinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir.

Şirket tarafından ilgili başvuru sonuçlandırılırken, kişinin anlayabileceği basit bir dil ile bilgi verilecek ve ilgili kişiye bu bilginin yazılı olarak veya elektronik ortamda gönderilmesi sağlanacaktır. Şirket, talebin niteliğine göre ilgili kişinin başvuruyu kabul edebileceği gibi, gerekçesini açıklayarak reddedebilir. Başvurunun kabul edilmesi halinde talebin gereği Şirket tarafından gecikmeksizin yerine getirilir. Kişisel veri sahibinin, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde 30 gün içerisinde Kurul’a şikâyet hakkı bulunduğu konusunda Şirket içinde gerekli uyarılar yapılacak ve farkındalık sağlanacaktır.

12. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEMELER

Politikada yapılacak değişiklikler ve bu değişikliklerin yürürlüğe konması hususunda gerekli çalışmalar Kişisel Veri Koruma Komisyonu Kararları doğrultusunda yapılmaktadır. Politika, olağan olarak yılda bir defa gözden geçirilecektir. Ancak Şirketimiz gerek görülmesi halinde daha kısa sürede işbu Politika’yı gözden geçirme, güncelleme, değiştirme veya ortadan kaldırıp yeni bir Politika oluşturma haklarına sahiptir. Politika’nın yürürlükten kaldırılmasına ilişkin olarak karar verme yetkisi Şirket Yönetim Kurulu’na aittir.

ÜSPER, Üsküdar Belediyesi Personel A.Ş.
Üsküdar Belediyesi
Tebessüm Kahvesi
Nevmekan